Objetivo del Proceso:

Proceso a través del cual la Institución administra los bienes muebles e inmuebles y los  servicios de apoyo de la Universidad. Incluye los procedimientos de Contratación, Proyectos de Infraestructura Física, Inventarios, Seguridad, Jardinería, Mantenimiento, Correo y Archivo.

Plan de Acción**

 

Subproceso de Contratación y Compras Nacionales

Documentos

Diagrama de Flujo

Caracterización del Subproceso

Normograma

Formatos Frecuentes

Ficha Tecnica para Proyectos de Estampilla - F-01-MP-08-01-12-V-04-2013

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Manuales Procedimientos
ESTATUTO DE CONTRATACIÓN - ACUERDO 016 DE OCTUBRE 08 DE 2010 “Por la cual se expide el Estatuto Autónomo de Contratación de la Universidad del Valle”
REGLAMENTACIÓN DEL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN - RESOLUCIÓN 2834 DE NOVIEMBRE 8 DE 2010 “Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad del Valle”
Trámite por Caja Menor y Fondo Renovable MP-08-01-10 (V-1.0) 1. Trámite y Control de la Contratación por Fondo Renovable
2. Constitución y Control de la Contratación por Caja Menor
3. Trámite de Reembolsos y Cierre de Fondo Renovable
4. Trámite de Reembolsos y Cierre de Caja Menor
Manual de Operaciones de Interventoria a Contratos MO-08-01-05** 1. Inteventoría Contratos Diferentes a Obras
Control de Bienes Muebles Devolutivos MP-08-01-06 (V-2.0) 1. Recepción y Registro
2. Novedades del Inventario
Control de Bienes no Devolutivos o de Consumo MP-08-01-07 (V-1.0) 1. Administración del Almacén de Servicios Varios
2. Administración del Almacén del Restaurante
Control de Bienes Inmuebles MP-08-01-08 (V-3.0) 1. Adquisición y Legalización de Bienes Inmuebles
2. Control de Impuestos
3. Administración de Espacios Cedidos a Terceros
    3.1 Evaluación de la Calidad del Servicio de Copiado y Servicio de Kioscos y Cafeterías Satélites
    3.2 Liquidación de Canon de Arrendamiento y Servicios
    3.3 Quejas, Reclamos y/o Sugerencias
    3.4 Incumplimiento de Contratos
Seguros MP-08-01-09 (V-3.0) 1. Seguros
Administración de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista MP-08-01-11 (V-1.0) 1. Elaboración, aprobación, control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es contratista
Etapa Precontractual en la Contratación con Recursos de la Estampilla PRO-UNIVERSIDAD DEL VALLE MP-08-01-12-V-01-2013 1.Etapa precontractual en la contratación con recursos de la estampilla pro-Universidad del Valle
Actualización y Difusión de Normas de Contratación MP-08-01-13 (V1.0) 1. Compilación de Políticas, Normas, Lineamientos y Procedimientos.
2. Elaboración y Aprobación de Propuestas para Generar Cambios en Políticas, Normas, Lineamientos y Procedimientos.
3. Divulgación y actualización al personal de los cambios o modificaciones en Políticas, Normas, Lineamientos y Procedimientos.
Etapa Precontractual en la Contratación con Recursos de la Estampilla Pro-Universidad del Valle en la División de Bibliotecas MP-08-01-14 v1.0 1.Etapa precontractual en la contratación con recursos de la estampilla pro-Universidad del Valle en la División de Bibliotecas.

 

Subproceso de Gestión de Compras Internacionales

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Caracterización del Subproceso

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Manuales Procedimientos
Compras Internacionales MP-08-02-01 (V-2.0) 1. Trámite de la Importación
2. Nacionalización y Recepción de la importación

 

Subproceso de Donaciones

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Manuales Procedimientos
Donaciones MP-08-03-01 (V-2.0) 1. Donaciones Nacionales
2. Donaciones Internacionales
3. Donaciones que realiza la Universidad

 

Subproceso de Gestión de Proyectos de Construcción

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Caracterización de Subproceso

Normograma

Formatos Frecuentes

Lista de Verificacion para Recibo de Diseños F-27-MP-08-04-01-V-01-2013

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Manuales Procedimientos
Gestión de Proyectos de Construcción MP-08-04-01 V (2.0)** 1. Gestión de Infraestructura Física
Manual de Operaciones de Interventoria de Obras MO-08-04-02
Parte 1 Manual de Interventoría de Obras (V1.0)
Parte 2 Obligaciones de Contratista, Jefe de Sección e Interventor (V1.0)
 

 

Subproceso de Servicios Generales

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Caracterización del Subproceso

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Formatos Frecuentes

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Manuales Procedimientos
Mantenimiento Institucional MP-08-06-01 (V-2.0) 1. Elaboración de Plan de Mantenimiento
2. Ejecución de Mantenimiento Preventivo
3. Ejecución de Mantenimiento Correctivo
4. Apoyo a Eventos y Emergencias
5. Pago de Servicios Públicos
Aseo y Jardinería MP-08-06-02 (V-2.0) 1. Procedimiento de Planeación de Actividades de Aseo y Jardinería
2. Ejecución y Control de la Limpieza
3. Ejecución y Control de la Jardinería
4. Apoyo a Eventos y Emergencias
5. Saneamiento Ambiental

 

Subproceso de Gestión Documental

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Caracterización de Subproceso

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Formatos Frecuentes

Tabla de Retencion Documental F-01-08-07-V-02-2013

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Manuales Procedimientos
Administración de Archivo MP-08-07-01 (V2.0) 1. Administración del Archivo de Gestión
2. Administración del Archivo Central
3. Administración del Archivo Histórico
Radicación y Distribución de Correspondencia MP-08-07-02 (V-2.0) 1. Radicación de Correspondencia
2. Distribución de Correspondencia
3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos
Gestión de Archivos Académicos MP-08-07-03 (V-1.0) 1. Verificación de Títulos Académicos
2. Creación de Fichas Academicas para los Estudiantes en Modalidad de Educación Virtual
3. Empaste Fichas Académicas de Egresados
4. Solicitud de Fotocopias de Documentos para estudiantes Activos y Retirados

 

Subproceso de Vigilancia

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Formatos Frecuentes

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Manuales Procedimientos
Vigilancia MP-08-08-01 (V-3.0) 1. Planeación y Administración del Personal
2. Custodia de Bienes
    2.1. Protocolo de Seguridad cuando se encuentran Espacios Abiertos
    2.2. Protocolo de Seguridad para Evacuar la Universidad
3. Control de Acceso al Campus y a Edificios