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3.2.
La gestión administrativa y financiera
La
modernización de las instituciones
implica la transformación de la gestión
administrativa así como cambios en
las relaciones internas y con el entorno.
Es necesario flexibilizar las estructuras,
hacerlas más livianas y promover
esquemas que aseguren mayor compromiso de
todas las dependencias de la institución,
agilizando los procesos internos.
Modernización
institucional
El
artículo “Proyecto Univalle
Siglo XXI. Principales hallazgos y propuestas”[11]
hace referencia a la estrategia de modernización
de la Universidad puesta en marcha con el
propósito de racionalizar la planta
de cargos y de paso, hacer una mejor utilización
de los recursos del Estado, que exige el
desarrollo de una nueva cultura en la organización,
la implementación de un sistema de
información sólido, amplio
en cobertura, flexible e integrado y una
organización fuerte en la administración
central y en las unidades académicas.
Como
iniciativa de las Directivas Universitarias
en el año 2001, se dio paso a un
proyecto denominado Univalle Siglo XXI que
permite continuar la construcción
de una Universidad del Valle, moderna, sólida,
viable económicamente y de excelencia
académica, en cumplimiento de su
función social. El proyecto se formula
a partir del análisis detallado de
los procesos administrativos y académico-administrativos,
desarrollados en todas las áreas
funcionales de la Institución y se
extiende luego al estudio de todas las áreas
funcionales de la Administración
Central y de las Facultades e Institutos
Académicos para formular propuestas
de mejoramiento de procesos y estructura,
incluyendo además propuestas asociadas
a la planta de cargos.
Los
principales resultados de este trabajo,
se reseñan a continuación:
| a) |
Reglamentación Institucional
-
Normatividad y regulación
dentro de una cultura de mejoramiento
continuo, calidad y control.
- Actualización
de normas.
- Unificación
de calendarios.
-
Planeación y seguimiento
de procesos académicos (programación
y asignación académica).
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| b)
|
Mejoramiento
de Procesos y Calidad Total
- Planificación
Institucional y Administración
de Proyectos.
- Planificación
académica, investigación,
presupuestal y física.
-
Sistema de Información Institucional.
-
Sistema de gestión documental.
-
Sistema de gestión administrativa
(Financiero, Compras, Bienes y Servicios
y Recursos Humanos).
-
Sistema de gestión de la
calidad: mejoramiento continuo,
calidad y control (rendición
de cuentas).
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| c) |
Reestructuración:
- Homogenización
de las denominaciones:
Oficinas de Rectoría
Direcciones Académicas
/ Direcciones Administrativas
Secciones – Áreas
– Grupos de trabajo
Facultad, Institutos
Académicos y Escuela (Departamento)
tipo.
- Relación
de Cargos versus Funciones, perfiles,
capacitación, entrenamiento.
-
Simplificación de la estructura
(niveles y departamentalización).
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Una
vez cumplido el proceso de socialización
y después de recoger las sugerencias
formuladas, se produjeron los actos administrativos
mediante los cuales se aprobaron las nuevas
estructuras que debieran estar en capacidad
de soportar los nuevos procesos y permitir
el funcionamiento de una Universidad ágil,
eficiente, administrativamente organizada
y moderna, mediante el uso de nuevas tecnologías.
La
Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional ha diseñado el Programa
de Mejoramiento Continuo de Procesos que
permite, a través de una gestión
administrativa y académico–administrativa,
el compromiso institucional con la calidad
y su componente de acreditación.
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