Informe de Gestión Secretaría General
Por Rosa Emilia Bermúdez Rico
La Secretaría General es la dependencia encargada de brindar las condiciones necesarias para que los órganos de gobierno de la Universidad del Valle (Consejos Superior y Académico) deliberen y tomen decisiones sobre los asuntos de su competencia, con base en información oportuna, precisa y confiable.
Así mismo, es la instancia encargada de publicar, comunicar y notificar en los términos legales y reglamentarios las decisiones de los Consejos Superior, Académico y del Rector, y debe velar por la conservación, en condiciones adecuadas, de los archivos de los Consejos Superior, Académico y las Resoluciones Rectorales, como documentos históricos institucionales.
Durante la pasada vigencia, la Secretaría general expidió 4.066 resoluciones de rectoría a la fecha, 270 resoluciones del Consejo Académico y 62 resoluciones del Consejo Superior, derivadas del funcionamiento de los 20 Consejos Académicos y los 11 Consejos Superiores realizados hasta noviembre de 2024.
Durante el 2024, la Secretaría General lideró el desarrollo de los siguientes ejes de trabajo:
Elección directa de las Direcciones para las Seccionales del Sistema de Regionalización
Mediante Resolución No 1.385 del 9 de abril de 2024, por primera vez en la Universidad del Valle se convocó a elección directa de los (las) directores(as) de las Seccionales del Sistema de Regionalización para el período 2024 – 2027, la cual se realizó en su totalidad de manera virtual, con el apoyo técnico de la DINTEV. La elección se realizó el 5 de junio y los nuevos directores se posesionaron en sus cargos el 2 de julio de 2024.
Actualización y compilación de la normatividad de la Universidad del Valle.
Mediante Resolución No. 23 de septiembre de 2024, el rector facultó a la Secretaría General y a la Oficina Jurídica de la Universidad del Valle para realizar la actualización y compilación normativa de los Estatutos y Reglamentos expedidos por la Universidad del Valle. Este proceso responde a la necesidad de tener una fuente de información actualizada sobre la vigencia, derogatorias y modificaciones de los principales Estatutos y Reglamentos institucionales. Esta medida da respuesta a la exigencia realizada por la Función Pública y las entidades de control y vigilancia de contar con un Organigrama Normativo central que contribuya a establecer vigencia, campo de aplicación y compatibilidad con las normas nacionales de orden público y rango constitucional. Durante el segundo semestre del 2024 se avanzó en este proceso en lo que refiere a la normatividad, Estatutos y Reglamentos expedidos por el Consejo Superior.
Renovación del sitio Web de la Universidad del Valle.
Durante el segundo semestre del 2024, se avanzó en la realización de los ajustes técnicos requeridos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicación -Min-TIC- para que la página web de la Universidad funcione como una sede electrónica, tal como lo regula el Índice de Transparencia y Acceso a la Información Pública (ITA) de la Procuraduría General de la Nación.
Este proceso contribuye al cumplimiento en lo establecido en la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, y también responde a la exigencia de contar con un instrumento web para la publicación y divulgación de la información a la ciudadanía bajo los criterios de accesibilidad, seguridad digital, datos abiertos y formulario electrónico para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias (PQRSD) que permita realizar trámites y consultas de manera remota, en cualquier momento y en cualquier lugar de forma ágil y eficaz.
Funcionamiento del Área de atención y orientación al ciudadano/a
• Programa de PQRSD
El Área de Atención y orientación al ciudadano/a de la Universidad del Valle liderada por la Secretaría General, a través del Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD) y el Plan Antitrámites, ha realizado diversas acciones para mejorar la prestación de servicios a través de una atención eficiente a las personas usuarias de servicios de la Universidad. Entre los logros en este período se destacan:
1. Fortalecimiento de Canales de Atención: Se han recibido y tramitado diversas solicitudes a través de correo electrónico, formulario web, teléfono y atención presencial, facilitando la comunicación directa con los usuarios. La puesta en funcionamiento del punto de atención y orientación presencial al público de la portería uno, a través del cual se ofrece respuesta y orientación directa e inmediata a los y las usuarias, ubicado sobre la Avenida Pasoancho – Calle 13.
2. Actualización Tecnológica: Se migró y actualizó el módulo de PQRSD en el sistema de gestión documental SAIA, mejorando la seguridad y funcionalidad del proceso de atención.
3. Capacitación y Difusión: Se realizaron múltiples actividades de capacitación y difusión del programa PQRSD entre el personal administrativo y docente, así como en eventos institucionales y redes sociales, con un cubrimiento de 2.235 personas de la comunidad universitaria.
4. Herramientas de Gestión: Se inició la implementación del tablero automático en Looker Studio para centralizar y analizar datos, facilitando la toma de decisiones basadas en indicadores clave de rendimiento.
5. Evaluación de Satisfacción: Se han realizado encuestas de satisfacción para evaluar la calidad y efectividad de la atención, obteniendo resultados positivos en las personas usuarias de los servicios con respecto a la claridad, calidad de respuestas y amabilidad en el servicio.
6. Planes de Mejoramiento Continuo: Se establecieron acciones concretas para corregir y mejorar procesos recurrentes con la participación de la Oficina de Control Interno, garantizando una gestión más eficiente y efectiva de las PQRSD.
7. Articulación Institucional: El Área de Atención al Ciudadano se ha integrado con el buen gobierno universitario y el plan anticorrupción, asegurando una gestión alineada con los objetivos estratégicos de la Universidad del Valle.
El Área de Atención al Ciudadano-Programa PQRSD se ha articulado a la ruta de atención a las violencias y discriminación basadas en género (VBG) en la Universidad del Valle. Durante el 2024 se realizaron talleres de sensibilización sobre estas temáticas y capacitaciones para la incorporación del lenguaje incluyente, como iniciativa del área para promover relaciones que reconozcan la diversidad y fomenten el respeto a la diferencia.
Las acciones emprendidas han consolidado al Área de Atención y Orientación al Ciudadano como un pilar fundamental en la gestión universitaria, asegurando el cumplimiento de estándares de control interno y externo y promoviendo una cultura de mejora continua que refleja los avances y posiciona al Área de Atención al Ciudadano como un modelo de buenas prácticas en atención en el ámbito universitario.
• Trámites y Servicios (Antitrámites)
Desde el Área de Atención al Ciudadano/a, mediante el Plan Antitrámites, se encarga de racionalizar los trámites ofrecidos a la comunidad universitaria como parte de la política Antitrámites. Esta estrategia institucional obligatoria, registrada en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) de la Función Pública, ha implementado 36 acciones de racionalización: 15 administrativas, 18 tecnológicas y 3 normativas. Entre estas acciones se destacan: la implementación de firmas electrónicas, el pago a través de PSE, el uso de formularios de Google para solicitudes, chatbots para atención a las personas usuarias, la reducción de días hábiles para la entrega de certificados y la actualización de las páginas web institucionales con información pertinente y funcional.
