La ceremonia solemne de grados es un momento emocionante porque marca la culminación de una etapa de la vida académica y es el punto de partida a nuevos proyectos personales y familiares. Por eso la Universidad se prepara en todos sus aspectos para este anhelado momento.

Al cierre de la ceremonia solemne los graduandos lanzan al aire sus birretes mientras gritan “¡Qué viva la Universidad del Valle!”. Desde las graderías los familiares y amigos aplauden llenos de alegría. Una nube de flashes ilumina los rincones del recinto y todos salen al encuentro para las felicitaciones y los abrazos. Es el cierre de una etapa que implicó muchos desvelos y pruebas que tuvieron que vivirse a solas y también de la mano con los compañeros y la propia familia.

En la Universidad del Valle se realizan en promedio dos ceremonias solemnes de grados al año en lo que corresponde a Cali. La más reciente ceremonia tuvo lugar en el Coliseo Alberto León Betancur en el Campus de Meléndez, donde se graduaron 959 estudiantes de nueve facultades.

Esta celebración es posible gracias a todo un despliegue y esfuerzo logístico que inicia meses antes y que refleja la preparación y experticia de los funcionarios y dependencias que se articulan para hacer posible este instante. Desde distintas áreas tales como la Rectoría, las Vicerrectorías, Secretaría General, Registro Académico (encargada de recopilar y verificar la información de cada uno de los graduandos); la Dirección de Comunicaciones (que se encarga de la logística del evento); la Sección de Salud Ocupacional, Servicio de Salud, Sostenimiento y Mantenimiento, Servicios Varios, Seguridad y Vigilancia, se articulan todos los aspectos de la ceremonia.

Los preparativos inician desde el momento cuando la Dirección Universitaria define e informa sobre la fecha, hora y lugar donde se realizará la ceremonia solemne de grados. En ese momento, desde la Dirección de Comunicaciones se conforma un equipo de monitores que se encargará de apoyar a los funcionarios en la logística del evento (en promedio se conforma un equipo de 30 monitores).

Se establece la reserva del sitio donde se realizarán los grados y comienzan las visitas técnicas al lugar para preparar el montaje de silletería, sonido y acomodación de graduandos, familiares e invitados. También se definen aspectos como el espacio donde se entregarán las togas y el proceso de producción y entrega de tarjetas de invitación.

Cuando se define por parte de Registro Académico el número aproximado de graduandos por facultad y programa académicos, el equipo logístico distribuye la cantidad de graduandos por ceremonia, insumo que permite la elaboración de un mapa de la ceremonia que permitirá la ubicación de cada uno de los graduandos.

Se solicitan cotizaciones y documentación legales a las empresas opcionadas de proveer servicios de: trajes académicos, escenografía, sonido, sillas, música, lavandería, alquiler de trajes de gala, interpretaciones musicales, interpretación de lengua de señas, alquiler de vallas, impresión de tarjetas de invitación e instructivos, alimentación para el personal de logística, entre otros. Pare ellos ser realizan múltiples reuniones con todos los funcionarios involucrados para que todo salga a la perfección.

Semanas previas al evento, el equipo de la DCU realiza la inducción a los monitores que apoyarán la logística para distribuir tareas con el fin de que conozcan en forma detallada acerca de las labores que cada uno adelantará en la ceremonia. Así mismo se organiza una reunión con los fotógrafos que se encargarán del registro.

Desde el área de Registro Académico se reportan los datos de los mejores graduandos, es decir, se precisa quiénes reciben su título con los más altos promedios de cada facultad y de acuerdo con unas consideraciones estipuladas por la Vicerrectoría Académica. También se conocen los pormenores de los doctorandos, quienes se graduarán con en el más alto título académico que entregan las instituciones de educación superior. La Dirección de Relaciones Internacionales informa sobre aquellos graduandos que tuvieron una experiencia de intercambio académico en el exterior. Esta información le permite al personal de la DCU producir varias piezas de video para emitir en ambas ceremonias.

Por su parte, el equipo del Canal Univalle TV también se prepara para la ceremonia: se establece un plan para determinar los equipos y dispositivos técnicos y tecnológicos que se requieren para la transmisión en vivo a través de las redes sociales y en diferido por televisión (durante el mismo día de la ceremonia).

En esta primera etapa de preproducción, el equipo de medios hace una visita técnica y logística para el diseño de montaje, definición de tiros de cámara, ubicación de los equipos electrónicos, determinar las condiciones de trabajo en campo, distancias de tramos y cableado, así mismo, asegurar el ancho de banda del internet en el punto UTP. Con esta información se elabora un mapa con el punto exacto de los camarógrafos y las distancias que permitirá un mejor desempeño del equipo. Además, se elabora, con base al orden del día de las ceremonias, el minuto a minuto de la transmisión.

Siete días antes de la ceremonia se realiza un ensayo con todo el personal de logística, monitores, personal de protocolo y graduandos para así lograr un buen resultado el día de los grados. Este ensayo lo coordina la Dirección de Comunicaciones Universitarias.

El día anterior a la ceremonia, se hace una avanzada técnica para disponer equipos y ultimar detalles técnicos.

Día de la ceremonia
Temprano, (6:30 de la mañana para la primera ceremonia) y después, mientras los graduandos se alistan para la ocasión, el personal técnico de medios y de logística empieza la puesta a punto para la extensa jornada. Se coordinan los últimos ensayos de sonido, se prueban los videos que se emitirán en las pantallas, se hacen pruebas de transmisión y movimientos de cámara, se adecua el espacio para el intérprete en lengua de señas, todo esto con el fin de garantizar las mejores condiciones para las transmisiones.

Antes de las 8:00 a.m., los graduandos llegan al campus de Meléndez, se visten con sus trajes académicos y con el apoyo de los monitores de logística se organiza el desfile que tradicionalmente recorre la Avenida Garcés Giraldo. La ceremonia solemne inicia con el ingreso de los graduandos al Coliseo Alberto León Betancur o al lugar establecido por la Dirección Universitaria. El desfile lo encabezan los mejores graduandos de pregrado, las directivas universitarias a la cabeza del rector y los doctorandos.

Durante ambas ceremonias se sigue un estricto protocolo para el desarrollo del evento: inicia con la declaración de apertura por parte del rector, siguen los himnos, las palabras del rector, la presentación de los graduandos, la toma del juramento, la entrega de distinciones, la entrega de los títulos y las palabras de cierre de la ceremonia.

Los diplomas que reciben los cientos de graduandos son firmados de puño y letra del rector o rectora. Durante toda la ceremonia el rector, los vicerrectores y decanos permanecen en la mesa principal y desempeñan un papel activo en la ceremonia cuando entregan los títulos a los graduandos. Así mismo, un importante número de docentes con título de doctorado desfilan con los doctorandos a quienes dirigieron sus tesis para acompañarlos en la recepción de sus títulos luego de imponerles las estolas.

Al final de la segunda ceremonia, cuando los nuevos egresados de la Universidad del Valle celebran con sus familias y amigos su triunfo académico, mientras todos posan para las fotos, se abrazan y sonríen, el equipo de logística se cerciora de que todo haya salido de conformidad y se alista para recoger equipos e insumos.

Unos días después se realiza la reunión de balance para conocer detalles, posibles dificultades y fallos y planear mejoras que sigan haciendo de la experiencia de los grados, una de las más bellas y completas ceremonias de grado de las universidades del país.