Por Carlos Arturo Lozano Moncada, Vicerrector Administrativo
Durante estas ocho décadas de historia institucional, la Vicerrectoría Administrativa ha ejercido un rol fundamental: ser el soporte que ha permitido materializar los objetivos institucionales de la Universidad del Valle. Desde su creación, su propósito ha sido garantizar la adecuada gestión de los recursos humanos, financieros, contractuales y de infraestructura física, de manera que se puedan asegurar las condiciones necesarias para el desarrollo de las funciones misionales de docencia, investigación y extensión.
La gestión se articula a través de siete dependencias: la División de Recursos Humanos, la División Financiera, la División de Contratación, la Dirección de Infraestructura Universitaria, la Sección de Seguridad y Vigilancia, la Sección de Servicios Varios y Gestión Ambiental, y la Sección de Gestión Documental. Cada una de estas unidades cumple funciones específicas que, en su conjunto, garantizan el fortalecimiento institucional y la sostenibilidad operativa.
Durante estos 80 años, la Vicerrectoría Administrativa ha pasado de modelos tradicionales de administración hacia esquemas más modernos de gestión que incorporan tecnología, transparencia, eficiencia y sostenibilidad. Esto permite que la Universidad del Valle se destaque como una de las instituciones de educación superior más importantes del país, con presencia en diferentes territorios del suroccidente colombiano y con una infraestructura física que supera los 500.000 metros cuadrados construidos en sus diferentes sedes.
El aporte de la Vicerrectoría Administrativa a la celebración de los 80 años de la Universidad del Valle se refleja en la gestión que ha permitido atender a más de 37.000 estudiantes en el año 2025, administrar una planta de más de 6.200 servidores activos y 1.579 pensionados, gestionar un presupuesto institucional que supera el billón de pesos anuales, y mantener una infraestructura educativa que se expande para responder a las necesidades de cobertura y calidad.
Gestión del Talento Humano
Durante el 2024-2025, la División de Recursos Humanos ha consolidado la gestión del ciclo de vida del servidor público, desde el ingreso hasta el retiro.
En el componente de actualización de planta y gestión SIGEP II, se realizó la revisión de 2.616 hojas de vida cargadas desde el sistema SARA, aprobando y vinculando al SIGEP II un total de 715 hojas de vida con soportes completos, y se registraron 1.395 servidores públicos en el Directorio de la Función Pública.
El Plan Institucional de Capacitación impactó a 1.652 participantes en 53 actividades durante 2024, mientras que en 2025 se ejecutó con un cumplimiento del 95-97% de las actividades previstas, capacitando a 1.450 funcionarios en 26 estrategias formativas. En materia de bienestar e incentivos, durante 2024 se entregaron botones de antigüedad a 658 servidores públicos, y en 2025 se reconoció la antigüedad a 281 servidores públicos y servicios distinguidos a 175. El proceso de dotación ejecutó en 2025 un presupuesto de $1.542.000.000 con un 88% ejecutado.
En seguridad social, se recaudaron $795.931.647 durante 2024 por concepto de incapacidades y licencias médicas, y $790.464.905 desde el 1 de enero al 30 de noviembre de 2025. En el componente de cuotas partes pensionales, durante 2024 se recaudaron $4.492.778.184 y se pagaron $2.192.014.878, mientras que en 2025 el recaudo por este concepto fue de $4.136.950.830 y se realizaron pagos por valor de $1.337.077.033.
Con relación a la compartibilidad pensional durante 2024, Colpensiones compartió la pensión de 114 trabajadores oficiales, por los cuales giró un retroactivo pensional a favor de la Universidad del Valle por valor de $1.597.330.099. Desde el año 2015 hasta el 30 de noviembre de 2024, Colpensiones había girado un retroactivo a favor de la Universidad por valor de $4.195.490.544 por 114 pensiones de jubilación de trabajadores oficiales compartidas. Durante 2025, Colpensiones compartió la pensión de once trabajadores oficiales adicionales, por los cuales giró un retroactivo pensional de $146.032.419. Con esto, el Fondo Pensional de la Universidad del Valle ha ahorrado la suma de $14.393.509.293 en el pago de las mesadas pensionales, dada la compartibilidad pensional reconocida por Colpensiones desde la vigencia 2015 hasta el 30 de noviembre de 2025.
En certificaciones, durante 2024 se elaboraron 2.378 certificados correspondientes a 425 personas, mientras que en 2025 se emitieron 2.611 certificados generales y 1.822 certificados especiales. En cesantías, se gestionaron 73 liquidaciones y 1.079 solicitudes parciales durante 2024, y 1.227 resoluciones de pago y 95 solicitudes educativas durante 2025.
Gestión Financiera y Presupuestal
Para las vigencias 2024 y 2025, la División Financiera alcanzó el 100% de cumplimiento en los indicadores de eficiencia en ejecución presupuestal y cierre fiscal mensualizado. Durante el período de abril a junio de 2024, la Contraloría Departamental del Valle del Cauca emitió concepto de ejecución presupuestal "Sin Salvedades", obteniendo una calificación del 100% en los procesos de ejecución del ingreso y del gasto, contribuyendo a que el Macroproceso de Gestión Presupuestal y Financiera obtuviera una calificación final del 92,9% que feneció la cuenta por la vigencia fiscal 2023. Durante el primer trimestre de 2025, la Contraloría emitió concepto favorable sobre el cumplimiento de las normas presupuestales, aunque con salvedades por cuanto al cierre fiscal del año 2024 la Universidad reportó déficit fiscal.
En materia de recaudos, durante 2024 se mantuvieron operativos los portales electrónicos, con un promedio de emisión de 4.700 facturas electrónicas mensuales, mientras que en 2025 esta cifra aumentó a 5.600 facturas mensuales. Se consolidó la integración del Portal de Recaudo en Línea (PRL) con el sistema de Matrícula Financiera (MATFIN), permitiendo realizar transacciones en tiempo real.
En gestión tributaria, durante 2024 se realizaron solicitudes de devolución de IVA por un valor aproximado de $8.172 millones, mientras que en 2025 las solicitudes ascendieron a $8.650 millones, con valores recaudados de forma efectiva al 30 de noviembre de 2025 por $10.915 millones.
En 2024, el recaudo por concepto de la estampilla Pro Universidad del Valle fue de $127.825 millones, equivalentes al 91% del presupuesto inicial aforado, con una participación para la Universidad del 90%, es decir $115.043 millones. De estos recursos, la Gobernación del Valle giró $94.498 millones y $7.583 millones estaban en trámite para pago antes del cierre de la vigencia. De manera adicional, se recibió el superávit 2023 por valor de $15.209 millones.
En gestión contable, la Contraloría Departamental del Valle del Cauca emitió opinión sin salvedades sobre los estados financieros presentados durante ambas vigencias. Se avanzó en el desarrollo del cálculo de depreciaciones en bienes muebles mediante contrato con la firma SUDO.
Gestión Contractual y de Compras
La División de Contratación tramitó durante 2024 un total de 1.167 procesos contractuales, adjudicando 1.038 por un valor de $223.275.075.221. Durante 2025, se tramitaron 1.428 procesos contractuales y se adjudicaron 1.234 por un valor de $98.185.796.572, publicando 3.444 contratos en el SECOP II y rindiendo al SIA documentos por valor de $138.251.096.312. Así mismo, en 2025 se dio trámite a adicionales de obras y mantenimiento de planta física por valor de $2.221.608.339.
En compras con recursos de inversión, durante 2024 se ejecutaron proyectos por un valor total de $18.756.614.251, aumentando un 13,93% respecto a la vigencia 2023 cuando se ejecutaron $16.462.995.054. Durante 2025 se tramitaron 95 procesos (15 por menor cuantía, 58 por mínima cuantía, 2 por invitación privada y 20 contrataciones directas) por valor de $25.151.393.771.
En programa de seguros, durante 2024 se ejecutó el valor de $5.431.416.589, mientras que en 2025 se proyectó una ejecución por valor de $5.799.070.198, habiéndose ejecutado a la fecha $5.577.146.423. Se destaca que durante 2024 se contrató la póliza de Responsabilidad Civil Riesgo Cibernético - RC CYBER RISK, y se mantuvo vigente durante 2025.
En exoneraciones tributarias, durante 2024 se consiguió la exención del pago del impuesto predial unificado en el municipio de Cali por valor de $15.744.528.572 correspondiente a las vigencias 2023-2024. Durante 2025, la Subdirección de Impuestos y Rentas Municipales de Cali otorgó la exoneración del Impuesto Predial Unificado para los años 2025-2026 por valor de $10.441.746.000. En sedes regionales, durante 2024 se obtuvo exoneración de $285.208.784 y descuento por pronto pago por valor de $15.226.771, mientras que en 2025 se obtuvieron exoneraciones por $301.524.958.
En administración de bienes muebles, durante 2024 se asignó número de inventario a 5.242 artículos por valor de $17.529.168.279, recaudando $26.994.500 por concepto de remate de bienes inservibles y liquidación de inventario. Durante 2025 se han asignado número de inventario a 4.106 artículos por valor de $12.675.464.574, recaudando $13.679.728 por concepto de remate y liquidación.
En capacitaciones, durante 2024 se realizaron 16 talleres dirigidos a 1.149 personas, mientras que en 2025 se capacitaron 1.305 personas en diversos temas contractuales.
Infraestructura Física
La Dirección de Infraestructura Universitaria ejecutó durante 2024 una inversión de $47.144 millones representada en 12 proyectos. Durante 2025, ejecutó una inversión de $64.986 millones representada en 8 proyectos (7 a cargo de la DIU y 1 de otra unidad académico-administrativa).
En mantenimiento preventivo y correctivo, durante 2024 se atendieron 11.307 órdenes de mantenimiento en las sedes Cali (período enero-noviembre): 3.138 en San Fernando y 8.169 en Meléndez. Durante 2025 (período enero-noviembre), se atendieron 15.902 órdenes de mantenimiento: 5.716 en San Fernando y 10.186 en Meléndez.
En infraestructura nueva, durante 2024 se avanzó en un 98% en la construcción de la casa de paso del Cabildo Indígena Universitario, y su culminación durante 2025. El logro más significativo de 2025 fue la adquisición del inmueble para el Campus San Miguel en Suárez, Cauca, habilitando espacios para la prestación del servicio educativo en este nuevo Nodo.
En obras de sostenibilidad, durante 2024 se invirtieron $26.645.120.415, destacándose la renovación de baterías sanitarias públicas en el edificio E20 Facultad de Ciencias Naturales y Exactas y el edificio D5 - Departamento de Diseño FAI. Durante 2025 se invirtieron $16.711.041.906, culminando la adecuación de los espacios académico-administrativos del Departamento de Química en el edificio E20, la recuperación del edificio C5 donde opera el Centro Deportivo Universitario en Meléndez, y el suministro e instalación de 7 cuartos fríos (5 de refrigeración y 2 de congelación) para el Restaurante Universitario.
En inversión para sedes regionales, durante 2024 se destinaron $3.050 millones para atención de infraestructura educativa del sistema de regionalización, mientras que en 2025 se asignaron $1.041 millones. De manera adicional, con apoyo del Ministerio de Educación Nacional, durante 2025 se avanzó en la construcción del nuevo edificio de aulas en la seccional Eje Cafetero Nodo Sevilla con una inversión de $9.957 millones y la construcción del edificio de aulas seccional Tuluá sede Villa Campestre con una inversión de $22.114 millones.
En consultoría y diseños, durante 2024 se invirtieron $3.111.084.040, mientras que en 2025 se invirtieron $3.262.068.200. Se destaca el avance en los diseños fase III para la construcción del edificio de la Facultad de Psicología y la adecuación del sótano del edificio de la Facultad de Artes Integradas bajo la metodología BIM.
Seguridad, Sostenibilidad Ambiental y Gestión Documental: Servicios transversales para la comunidad
La Sección de Seguridad y Vigilancia mantiene actualizados los reportes ante Supervigilancia (plataformas RENOVA y APODATOS), MinTIC y ANE, garantizando el uso de frecuencias para canal y emisora. Durante 2024 se capacitaron 128 vigilantes y 9 administrativos. En proyectos de inversión 2024, se ejecutó el proyecto de actualización del sistema de comunicaciones vía radio por valor de $389.585.728 y la adquisición de licencias de software para controlar el acceso peatonal y vehicular por valor de $23.384.671.
La Sección de Servicios Varios y Gestión Ambiental reporta que durante 2024 se recibieron 943 solicitudes de servicio, atendidas con un promedio de rendimiento del 87% y un indicador de conformidad del 76,33%. En gestión de residuos, la Universidad del Valle logró un cumplimiento del 97% del sistema de gestión integral de residuos ordinarios reportado por la UAESP. Durante 2024 se recuperaron cerca de 78 toneladas de residuos aprovechables hasta el mes de octubre, y se transformaron a compost alrededor de 38 toneladas de residuos orgánicos desde agosto. En residuos peligrosos, se recolectaron 6.600 kg en los campus de Cali.
En biodiversidad, se consolidó el inventario forestal de la sede Meléndez con 5.366 individuos arbóreos registrados. Se creó el meliponario institucional y se desarrollaron 75 m² de jardines para atraer polinizadores. Se intervinieron más de 300 individuos arbóreos con riesgo de caída de ramas y 170 individuos arbóreos por contratista especializado.
La Sección de Gestión Documental capacitó durante 2024 a 80 oficinas en el Software de Gestión Documental (SAIA). Se digitalizaron 27.410 historias académicas del Registro Académico (110% de la meta de 25.000), 13.884 historias laborales del Archivo Central, y se procesaron 187.817 folios. Se brindó seguimiento y apoyo a 504 oficinas (100% de la meta).
Retos y Proyecciones 2026-2027
División de Recursos Humanos
Para 2026, las metas incluyen finalizar la depuración total de SIGEP II, fortalecer los planes operativos asociados a la gestión del talento humano, aplicar una encuesta sociodemográfica y desarrollar un plan de trabajo basado en los resultados, construir el Plan Institucional de Capacitación 2026 alineado con el Modelo de Gestión por Competencias, e implementar el Plan de Mejoramiento derivado de la medición del clima organizacional. Se continuará con el seguimiento a solicitudes de compartibilidad pensional remitidas a Colpensiones y la resolución de novedades en la plataforma PISIS. Asimismo, integrar bases de datos para optimizar la emisión de certificados laborales, implementar el proceso de evaluación de desempeño en el portal SARA, y regularizar el cobro y los pagos de cuotas partes pensionales.
División Financiera
El principal reto para 2026 es consolidar la migración a la versión web del sistema financiero (Finanzas Web). Se espera que la puesta en operación del sistema se logre en el primer trimestre del 2026. Otros retos incluyen desarrollar una herramienta para automatizar el proceso de elaboración de las operaciones presupuestales para la vinculación de docentes contratistas, lograr la integración del Portal de Recaudo en Línea (PRL) con MATFIN, finalizar el módulo de pagos de los contratos de administración delegada, implementar el aplicativo para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones, y contar con un repositorio de cuentas por pagar. Se continuarán las mesas técnicas ante el Ministerio de Hacienda para lograr la concurrencia de las 276 pensiones objetadas.
División de Contratación
Las metas para 2026-2027 incluyen implementar un software de control de activos interoperable con el software contable, consolidar la contratación corporativa en diversas áreas (mobiliario, equipos de cómputo y laboratorio), ejecutar el proyecto de adecuación y dotación de espacios complementarios de alimentación y fotocopiado, elaborar un proyecto de resolución para el control de bienes muebles e inmuebles, continuar la marcación de bienes muebles pendientes, capacitar al personal sobre manejo y control de bienes devolutivos, actualizar el manual de recepción de facturación electrónica, y realizar un control de inventarios en todas las sedes de la universidad.
Dirección de Infraestructura Universitaria
Las metas incluyen continuar con la implementación de la metodología BIM en proyectos de infraestructura, fortalecer la política de recuperación de campus a través de obras de sostenibilidad, avanzar en la ejecución del proyecto "Sostenibilidad de la Infraestructura Física", desarrollar un sistema alterno de abastecimiento de agua potable, y mantener la infraestructura física mediante mantenimiento preventivo y correctivo. Se busca dar continuidad a la gestión integral del mantenimiento en todas las sedes y continuar la asignación de recursos para atender la infraestructura del sistema de regionalización.
Sección de Seguridad y Vigilancia
Los principales desafíos incluyen la ampliación de la planta de cargos para mejorar la gestión y cumplir con los requerimientos normativos, la modernización tecnológica mediante las fases 1 y 2 del plan de fortalecimiento institucional (actualización de controles de acceso, seguridad perimetral y sistematización de procedimientos), la digitalización de la gestión documental eliminando libros de minutas físicos, la actualización de actos administrativos y socialización del Manual de Procedimientos con la OPDI, el inicio de la ejecución del proyecto del plan decenal según Resolución 008 de mayo 2025, y el fortalecimiento de vínculos con la comunidad universitaria mediante publicaciones mensuales de infografías con estadísticas y recomendaciones que promuevan la visibilidad, confianza y cultura de seguridad colectiva.
Sección de Servicios Varios y Gestión Ambiental
Las metas incluyen avanzar en la certificación ISO 14000 para el Sistema de Gestión Ambiental, innovar en actividades operativas y administrativas para aumentar la satisfacción de los stakeholders, fortalecer el programa de información y educación ambiental, adquirir un software para la administración de inventarios, y garantizar la sostenibilidad financiera de los programas ambientales.
Sección de Gestión Documental
Las metas incluyen adecuar las instalaciones para el desarrollo de actividades y conservación documental, continuar con la implementación del expediente electrónico, digitalizar los expedientes del Archivo Central e Histórico, y automatizar procesos de gestión documental para mejorar la eficiencia.
