La Secretaría General es la dependencia encargada de brindar las condiciones necesarias para que los órganos de gobierno de la Universidad del Valle (Consejos Superior y Académico), deliberen y tomen decisiones sobre los asuntos de su competencia, con base en información oportuna, precisa y confiable.  Así mismo, es la instancia encargada de publicar, comunicar y notificar en los términos legales y reglamentarios las decisiones del Consejo Superior, Consejo Académico y del Rector.  De igual forma, esta dependencia debe velar por la conservación, en condiciones adecuadas, de los archivos de los Consejos Superior, Académico y las Resoluciones de Rectoría, como patrimonio histórico institucional.  Bajo este mandato la Secretaría general expidió 3921 resoluciones de rectoría a la fecha, 286 resoluciones del Consejo Académico y 50 resoluciones y 8 Acuerdos del Consejo Superior, derivadas del funcionamiento de los 25 Consejos Académicos y los 13 Consejos Superiores realizados en el año 2025.

Durante el 2025, la Secretaría general lideró el desarrollo de los siguientes ejes de trabajo:

• Elecciones a cargos de dirección y cuerpos colegiados ante las instancias de dirección universitaria

La Secretaría General coordinó los procesos de elección de las decanaturas correspondientes, para el período 2025-2028, cumpliendo su rol de garante de estos importantes procesos institucionales para la democracia en la universidad.

Mediante la Resolución No. 1.152 del 17 de marzo de 2025, se convocó a elección directa de la decanatura de la Facultad de Artes Integradas de la Universidad del Valle período 2025 - 2028.   Este proceso de elección se realizó en forma virtual, con el apoyo de la oficina de la DINTEV. Esta modalidad permitió una significativa participación por parte del estamento docente, la cual se reflejó en 96.0% de la votación efectiva. La elección se realizó el 19 de mayo de 2025.

Mediante la Resolución No. 1.358 del 2 de abril de 2025, se convocó a elección directa de la decanatura de la Facultad de Humanidades de la Universidad del Valle período 2025 - 2028.   Este proceso de elección se realizó en forma virtual, con el apoyo de la oficina de la DINTEV. Esta modalidad permitió una amplia participación por parte del estamento docente, la cual se reflejó en 96.62% de la votación efectiva. La elección se realizó el 18 de junio de 2025.

Mediante Resolución No. 1.107 del 13 de marzo de 2025, se convocó a elección directa de la decanatura de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad del Valle período 2025 – 2028.   Este proceso de elección se realizó en forma virtual, con el apoyo de la oficina de la DINTEV. Esta modalidad permitió una total participación por parte del estamento docente, expresada en el 100% de la votación efectiva. La votación se realizó el 20 de junio de 2025.

Mediante la Resolución No. 3.132 del 8 de octubre de 2025, se convocó a elección directa de la decanatura de la Facultad de Psicología de la Universidad del Valle período 2025 - 2028.   Este proceso de elección se realizó en forma virtual, con el apoyo de la oficina de la DINTEV. Esta modalidad permitió una importante participación por parte de la comunidad docente, la cual se reflejó en 90.47% de la votación efectiva. La elección se realizó el 19 de enero de 2026.

• Proceso de elección de la Representación de los y las directores/as de los programas académicos de pregrado y posgrado ante el Consejo Académico

Mediante la Resolución No. 2.536 del 30 de julio de 2025, se convocó a elección directa del representante de los/las directores/as de los programas académicos de pregrado y posgrado ante el Consejo Académico de la Universidad del Valle. Este proceso de elección se realizó en forma virtual, con el apoyo de la oficina de la DINTEV. Esta modalidad permitió la participación por parte de la comunidad docente, la cual se reflejó en 23.07% de la votación efectiva. La elección se realizó el 16 de septiembre de 2025.

• Elección directa de los y las directores y directoras de las Seccionales del Sistema de Regionalización

Mediante la Resolución No. 3.770 del 16 de diciembre de 2025, por la cual se convoca a elección atípica para elegir al director de la Sede Cartago del Sistema de Regionalización de la Universidad del Valle por lo que resta del período reglamentario 2024 – 2027, por vacancia definitiva del cargo.  Esta convocatoria se llevará a cabo en forma virtual con el apoyo de la oficina de la Dintev. La votación se realizará el 6 de marzo de 2026.

• Digitalización del Archivo de Gestión de la Secretaría General

La Secretaría General inició el proceso de digitalización de los actos administrativos expedidos por el Consejo Superior, Académico, Rectoría (resoluciones, actas, acuerdos) en el año 2017, desde esa fecha hasta el 2024 se logró la digitalización de 79,974 elementos, correspondientes a Resoluciones, actas y acuerdos desde 2019 a 1996.

Para el año 2025 se consolidó de manera formal el proyecto del Archivo de Gestión, teniendo como resultado la organización y sistematización de los actos administrativos emitidos por las Resoluciones del Consejo Superior, Consejo Directivo, Consejo Académico y la Rectoría. Con una totalidad de 34.876 Resoluciones. 

El Archivo de Gestión realizó un diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID), especificando de manera detallada la ubicación de cada uno de los actos administrativos producidos y resguardados por la Secretaría General, esto en concordancia con el cumplimiento del Acuerdo 001 de 2024, normativa emitida por el Archivo General de la Nación y con la asesoría y apoyo del área de Gestión Documental de la Universidad del Valle.  

• Renovación del sitio Web de la Universidad del Valle. 

 Durante el segundo semestre del año 2025, dando continuidad a las actividades de renovación del sitio Web de la Universidad llevadas a cabo en los años 2023 y 2024, se contrató el desarrollo de la cuarta fase de renovación del sitio web. 

En la ejecución contractual se desarrollaron documentos fundamentales para el buen funcionamiento de la página Web como son el Manual de Identidad Web Univalle (que es un complemento del Manual de Identidad Institucional), que permite implementar, salvaguardar y asegurar la coherencia visual del portal con la marca universitaria; el Manual para la Producción de Contenidos Web con los criterios de redacción, tono, estilo, estructura de contenidos y buenas prácticas de comunicación digital alineados con la misión educativa, inclusiva y pública de la Universidad; se realizó la adaptación de contenidos según el tipo de plantilla, garantizando la coherencia editorial, jerarquía informativa, usabilidad y accesibilidad web conforme a los estándares WCAG 2.1 nivel AA y a lo exigido por la Resolución 1519 de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) así como también la migración de 400 URLS.

Este proceso contribuye al cumplimiento en lo establecido en la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, así como responder a la exigencia de contar con un instrumento web para la publicación y divulgación de la información a la ciudadanía bajo los criterios de accesibilidad, seguridad digital, datos abiertos y formulario electrónico para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias (PQRSD) que permita realizar trámites y consultas de manera remota, en cualquier momento y en cualquier lugar de forma ágil y eficaz. 

• Funcionamiento del Área de Atención y Orientación al Ciudadano/a 

Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias – PQRSD

El Área de Atención y Orientación al Ciudadano/a de la Universidad del Valle, liderada por la Secretaría General, garantizó durante el año 2025 el funcionamiento continuo y articulado del Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD), como un mecanismo fundamental de participación ciudadana, transparencia, control social y mejora continua de la gestión institucional, en concordancia con la normatividad vigente y los lineamientos del Observatorio de Transparencia.

A través del Programa PQRSD y el Plan Antitrámites, se consolidaron acciones orientadas a fortalecer la atención eficiente y oportuna a la comunidad universitaria y a la ciudadanía en general, destacándose los siguientes avances y resultados:

Fortalecimiento de los Canales de Atención:

Durante 2025 se mantuvo la recepción y trámite de solicitudes a través de los canales institucionales habilitados: formulario web del sistema SAIA, correo electrónico, línea telefónica institucional y atención presencial. Se continuó con la operación del punto de atención y orientación presencial ubicado en la portería uno, sobre la Avenida Pasoancho – Calle 13, brindando respuesta y orientación directa e inmediata a las personas usuarias. Los medios virtuales concentraron el 72,92 % de las solicitudes, mientras que los canales telefónicos representaron el 24,98 %, lo que evidencia la importancia de contar con múltiples opciones de acceso.

Gestión y Consolidación de la Información:

Durante la vigencia 2025, la Universidad del Valle gestionó un total de 4.527 PQRSD, tanto en la Sede Cali como en el Sistema de Regionalización, concentrándose el 89,75 % de las solicitudes en la sede principal. Las solicitudes de información constituyeron la categoría predominante, con el 54,67 % del total, lo que reafirma la necesidad de continuar fortaleciendo la publicación, socialización y comunicación de los trámites y servicios institucionales.

Actualización y Estabilización Tecnológica:

Se consolidó la estabilización del módulo PQRSD del sistema de gestión documental SAIA, lo cual permitió mejorar la trazabilidad de las solicitudes, optimizar los procesos de seguimiento, reducir incidencias técnicas y fortalecer el control de los tiempos de respuesta por parte de las dependencias responsables.

Herramientas de Gestión y Análisis:

Durante 2025 se avanzó en el desarrollo e implementación de un dashboard institucional en Looker Studio, que permite la visualización y análisis en tiempo real de la información estadística del Programa PQRSD, facilitando la toma de decisiones, el monitoreo del cumplimiento de los términos legales y el seguimiento a la gestión por dependencias.

Cumplimiento de Términos y Control:

La Universidad del Valle logró dar respuesta al 95,47 % de las PQRSD recibidas en 2025, atendiendo el 90,50 % dentro de los plazos establecidos por la normatividad aplicable. Estos resultados reflejan un alto nivel de eficiencia y compromiso institucional. Así mismo, la Oficina de Control Interno y el ICONTEC realizaron auditoría al Área de Atención y Orientación al Ciudadano – Programa PQRSD, con resultado satisfactorio.

Capacitación, Difusión y Acompañamiento Institucional:

Durante el año 2025, el Programa de PQRSD desarrolló de manera continua acciones de capacitación, difusión y acompañamiento institucional en la Sede Cali y el Sistema de Regionalización, orientadas a fortalecer el conocimiento, apropiación y uso adecuado de los canales de atención por parte de estudiantes, docentes, funcionarios administrativos y ciudadanía en general. Estas acciones incluyeron campañas de sensibilización, jornadas de inducción y socialización, presentaciones presenciales y virtuales, así como la difusión permanente de información a través de redes sociales, correos electrónicos, páginas web y carteleras físicas, además de la promoción de la atención presencial y digital y la habilitación de buzones para la recepción de solicitudes. En conjunto, estas actividades consolidaron una estrategia institucional de comunicación y fortalecimiento del Programa PQRSD, contribuyendo a la transparencia, el cumplimiento normativo y la mejora continua de la atención a la ciudadanía en la Universidad del Valle.

Durante 2025, el análisis de las PQRSD permitió identificar oportunidades de mejora en diversas dependencias de la Universidad del Valle, dando lugar a acciones orientadas al fortalecimiento institucional. Entre los avances se destacan la recuperación y adecuación de infraestructura, la optimización de canales y contenidos de información, el fortalecimiento de la comunicación con la comunidad universitaria, la mejora en la atención a estudiantes y la adopción de medidas correctivas en procesos académicos y de convivencia. Estas acciones contribuyeron a mejorar la calidad del servicio, la eficiencia administrativa y la capacidad de respuesta institucional frente a las necesidades de los usuarios.

Evaluación de la Satisfacción del Usuario:

En cumplimiento del Manual de Procedimientos, durante el segundo semestre de 2025 se aplicaron encuestas de satisfacción a usuarios del Programa PQRSD. Los resultados evidencian una percepción mayoritariamente positiva frente a la facilidad de uso del programa y la atención recibida, así como oportunidades de mejora relacionadas con la claridad de las respuestas, la pertinencia de la información suministrada y el cumplimiento de los plazos.

Articulación Institucional y Enfoque Transversal:

El Área de Atención y Orientación al Ciudadano continuó su articulación con el buen gobierno universitario, el Plan Anticorrupción y los procesos de transparencia institucional, integrando las solicitudes de acceso a la información pública en los informes de gestión del Programa PQRSD, conforme a los lineamientos del Índice de Transparencia y Acceso a la Información (ITA). Así mismo, se mantuvo la articulación con la ruta de atención a las violencias y discriminación basadas en género (VBG), fortaleciendo acciones de sensibilización y formación en lenguaje incluyente y enfoque diferencial.

• Trámites y Servicios (Antitrámites)

La Secretaría General y el Área de Atención al Ciudadano, lideran los esfuerzos para racionalizar los trámites disponibles para usuarios y usuarias de los servicios que ofrece la Universidad del Valle, como parte de la política institucional Antitrámites. Esta estrategia es de obligatorio cumplimiento por todas las entidades públicas y es monitoreada por el Departamento Administrativo de la Función Pública a través del Sistema Único de Información de Trámites (SUIT). A través de esta gestión, se ha logrado la implementación de 40 acciones de racionalización: 16 de tipo administrativo, 20 tecnológicas y 4 normativas. Durante el año 2025 hemos registrado las siguientes racionalizaciones: 

• Duplicado de diploma: Se habilitó el recaudo en línea a través del botón PSE, facilitando el proceso de pago y eliminando desplazamientos innecesarios. Durante el 2024, 88 egresados solicitaron el servicio. 
• Carnetización: a través de la aplicación Vida Univalle, se habilitó el Carné Virtual, disponible en línea y con elementos de seguridad que garantizan su autenticidad. Este carné permite a los estudiantes acceder a los servicios institucionales sin necesidad de portar el documento físico.
• Inscripciones aspirantes a programas de pregrado: Se eliminó el pago de inscripción para estudiantes con algún tipo de condición de excepción según reglamentación institucional. 
• Cursos de verano o intersemestrales: a lo largo del 2025, se programaron encuentros con las funcionarias del Departamento de Física, que permitieron llegar a un acuerdo para ajustar su página web, con el fin de mejorar la accesibilidad para los usuarios. 
• Fraccionamiento de matrícula: Se habilitó en el aplicativo MATFIN el botón "Abono a pago total", mediante el cual los estudiantes pueden gestionar de forma autónoma, directa y en línea el fraccionamiento de su matrícula financiera. Sin necesidad de autorizaciones previas, ni desplazamientos, el aplicativo permite al estudiante selecciona el número de cuotas (hasta tres), en contraposición con el procedimiento anterior que se realizaba a través del diligenciamiento de un formato que debía ser solicitado a las direcciones de programas y en el que el usuario, debía esperar hasta 30 días hábiles por su respuesta. Este trámite es de alto impacto, considerando que, durante el 2024, 3.009 usuarios y usuarias, solicitaron el fraccionamiento de su matrícula financiera. 
• Cursos de verano: Capacitación con OITEL para los directores de programas de la Facultad de Ingeniería sobre el uso de firma electrónica. Creación de un formulario en Google Forms para recopilar solicitudes de inscripción. Apoyo a las dependencias con el diseño de piezas gráficas para la socialización del trámite para facilitar el acceso al proceso por parte de más usuarios, considerando que, durante el 2024, 1,097 usuarios y usuarias, se matricularon en algún curso de verano ofrecido por la Universidad del Valle. 

• Préstamo bibliotecario: Apoyo en el diseño de pieza gráfica para la promoción de los servicios bibliotecarios dirigida a los egresados, ofreciéndoles acceso a beneficios como préstamos, bases de datos especializadas, talleres y actividades culturales.
• Devoluciones de dinero: En colaboración la División Financiera, se está trabajando en la actualización de la Resolución No. 2.653 del 21 de noviembre de 2006, que regula los reintegros por matrícula, cursos, seminarios, diplomados y extensión con el objetivo de modernizar y optimizar el proceso. La meta es lograr mayor claridad, agilidad y transparencia atendiendo mejor las necesidades de los usuarios, considerando que, durante el 2024, 358 usuarios y usuarias, solicitaron la devolución de sus pagos.