Lo que pasa en la U

Ventanilla de correspondencia virtual

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Miércoles, 01 Julio 2020
Agencia de Noticias Univalle

Siguiendo los lineamientos del Gobierno Nacional y las recomendaciones del Ministerio de Salud y Protección Social en relación con la emergencia sanitaria nacional motivada por el COVID-19, y teniendo en cuenta lo estipulado en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación “por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas”, la Universidad del Valle, a través de la Resolución de Rectoría 1244 de 2020 implementa la Ventanilla de Correspondencia Virtual, cuyo objetivo es facilitar a la ciudadanía en general y/o cualquier persona natural o jurídica, la radicación de comunicaciones oficiales externas.

Entiéndase como comunicaciones oficiales a todas aquellas recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

¿Cómo deben realizar el proceso de radicación los usuarios externos?

Los usuarios deberán ingresar al portal institucional www.univalle.edu.co donde encontrarán la opción: atención ciudadanía, dar click en el botón Ventanilla de Correspondencia Virtual o directamente a través de la url: http://atencionalciudadano.univalle.edu.co/radicacion/formulario_web.php, donde aparece un formulario el cual debe ser diligenciado en su totalidad.

Recomendaciones:

1. Antes de ingresar al sistema, disponer de una cuenta de correo electrónico, ya que por ese medio se le enviará la notificación de la radicación y respuesta al usuario.
2. En el formulario “Asunto” se permite describir máximo 200 caracteres
3. En el formulario “Anexos Digitales”, los usuarios podrán adjuntar documentos en formato PDF hasta por 3.0 MB.
4. Al finalizar el formulario, el usuario debe aceptar la política de tratamiento de datos y de esta manera se habilita la opción de Radicar Documento. 

¿Cómo revisar la correspondencia que ha llegado a mi oficina a través de la Ventanilla de Correspondencia Virtual?

1. La Sección de Gestión Documental será la encargada de recepcionar las comunicaciones oficiales que lleguen a través de la Ventanilla de Correspondencia Virtual.
2. Las comunicaciones recibidas serán enviadas a los enlaces que se asignaron para cada unidad académico-administrativa.
3. Los enlaces o personas asignadas, serán los encargados de transferirlas a las oficinas correspondientes, las cuales podrán ser revisadas en el software SAIA de la misma forma que llegan las comunicaciones internas, es decir, a través del icono comunicaciones recibidas.
4. En el software SAIA, dar click en el botón de formatos, se despliega el menú de INTERNOS Y EXTERNOS, dar click en EXTERNOS para dar respuesta a las comunicaciones fueron radicadas por la Ventanilla de Correspondencia Virtual.

Para tener en cuenta:

• La “Ventanilla de Correspondencia Virtual” es una opción que aplica únicamente para las comunicaciones oficiales externas.
• Respecto a las comunicaciones oficiales internas, es responsabilidad de cada funcionario, como se ha venido manejando, realizar el proceso de radicación a través del Software SAIA para lo cual cada funcionario cuenta con su respectivo login y contraseña.

Ver: Manual de Correspondencia Virtual

Cualquier inquietud con gusto será suministrada, favor dirigirse al siguiente correo:
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