La Vicerrectoría Administrativa tiene un rol transversal en la Institución, pues es el organismo encargado de la dirección, coordinación y evaluación de las actividades administrativas, financieras y de servicios para un eficiente funcionamiento de la institución. Además, tiene a su cargo la conservación y vigilancia del patrimonio de esta.
En el consolidado de logros que esta dependencia presenta, como destaca el vicerrector administrativo Javier Fong Lozano, se ha trabajado en concordancia con las políticas de puertas abiertas de la actual administración, trabajando en estrategias que permitan una mejoría en la convivencia, razón por la cual se adelantaron varias reuniones con grupos estudiantiles, representantes de los sindicatos y, en general, de la comunidad universitaria. Así mismo, se destaca el rol que tuvo el personal de la Sección de Servicios Varios y Gestión Ambiental quienes durante la COP16 se articularon con diferentes actores institucionales a lo largo de este evento.
En materia de la sostenibilidad financiera de las universidades públicas, destaca que el Gobierno Nacional radicó ante el Congreso la reforma de los artículos 86 y 87 de la Ley 30 de 1992. Se espera que con esta reforma se garantice el funcionamiento adecuado de la Universidad. Por otra parte, se han realizado las gestiones pertinentes ante el Ministerio de Hacienda con el fin de solucionar el desfinanciamiento de las pensiones. Se espera se mejore el flujo de los recursos de la política de gratuidad por parte del gobierno, entre otros elementos.
Se han realizado grandes esfuerzos, con los recursos disponibles, se ha llevado un plan de choque en infraestructura y mantenimiento.
Logros destacados
División Financiera
Cumplimiento del 100% de sus actividades propias. Se cumplió con todos los pagos asociados a las mesadas pensionales, la nómina del personal activo, la seguridad social y todas las obligaciones tributarias correspondientes. Este punto es importante teniendo en cuenta la difícil situación de Tesorería con que se encuentra la Universidad, debido a que la desfinanciación del Fondo Pensional consume recursos, no obstante, la Institución siempre garantiza la prestación de los servicios esenciales de la Universidad, como son los Servicios de Salud, Restaurante Universitario, mantenimiento de las instalaciones, las obras civiles entre muchas otras.
Durante el periodo de abril a junio se atendió la Auditoría Financiera y de Gestión, realizada por la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, con una calificación final del 92,9% que fenece la cuenta por la Vigencia fiscal 2023. Durante este periodo se trabajó en coordinación con la Unidad Administrativa Especial de Impuestos, Rentas y Gestión Tributaria, UAEIRYGT del Departamento en diferentes frentes.
Con respecto a años anteriores, se logró agilizar el reconocimiento y giro del superávit de la vigencia 2023 por $15.209 millones, que se hizo efectivo durante el mes de junio.
Al cierre del año se recaudó por estampilla $67.000 millones, que equivale al 48% del valor total estimado para el año, $140.186 millones, cifras al 100%.
Se implementó el proceso de facturación electrónica en el Restaurante Universitario, reemplazando la emisión de documento equivalente POS.
Se activó el proceso de cobro coactivo en las cuotas partes pensionales, matrículas de posgrado, Servicio Médico y en la recuperación de ingresos por venta de servicios.
Con el apoyo del Área de Calidad de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional se ha realizado la actualización del Manual de Procedimientos de la Gestión Documental que se realiza en la División Financiera en concordancia con la norma de gestión documental sobre recepción de archivos físicos y solicitud de copia digital de la documentación. El Manual se encuentra pendiente de aprobación por parte del Área de Calidad de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional para su publicación en página web.
Seguridad y vigilancia
Proyecto de Control de Acceso Vehicular: Se implementó con éxito la primera fase de un nuevo sistema de control de acceso vehicular, mejorando la seguridad física de las instalaciones. El sistema adquirido permitirá automatizar el ingreso de vehículos mediante la lectura de placas a través de un sistema centralizado de gestión de usuarios con sus respectivos indicadores; como expectativa, se espera reducir los incidentes de seguridad relacionados con el acceso de vehículos. Adicionalmente, el nuevo sistema ha facilitado el control del flujo vehicular y ha mejorado la experiencia del personal.
Proyecto de Actualización del Sistema de Comunicaciones Digitales por Radio: Se radicó un proyecto para la actualización de este sistema, con el objetivo de mejorar la cobertura, calidad de la señal e integrar nuevas tecnologías. El proyecto se encuentra actualmente en la fase de diseño. La implementación del sistema de control de acceso vehicular ha tenido un impacto positivo inmediato en la seguridad y la eficiencia operativa. Asimismo, la actualización del sistema de comunicaciones se perfila como un proyecto clave para mejorar la conectividad y la capacidad de respuesta oportuna a los requerimientos de la comunidad universitaria.
Servicios varios y gestión ambiental
Se han atendido todos los requerimientos del servicio de aseo, jardinería y saneamiento de los eventos programados en las sedes de Meléndez y de San Fernando.
Según los resultados de la encuesta de satisfacción del mes de julio de 2024, sobre las solicitudes de servicios prestado de aseo y jardinería la calificación promedio es de 4.4 sobre 5.
Se firmó convenio con PromoValle para el aforo y recolección de biorresiduos generados en la Sede Meléndez y la transformación de estos productos en compost, con el cual se fortalecerá la producción de alimentos en dos huertos universitarios y en el campo de prácticas de ingeniería agrícola.
Se ha trabajado de manera articulada con la Dirección de Laboratorios y la Sección de Salud Ocupacional para el desarrollo de lineamientos para la gestión integral de residuos peligrosos y la construcción y puesta en marcha del módulo de residuos en el SIGELAB.
Desde inicios de este año se impulsaron todas las actividades relacionadas con la COP 16. De tal forma que la Sección integró el equipo que lideró el proceso del circuito interactivo de la biodiversidad, junto a la programación de actividades como la agenda académica PRECOP y COP.
Se ha trabajado de manera articulada con diferentes dependencias, entre ellas la Dirección de Infraestructura, la Escuela de Arquitectura, Departamento de Biología y otras entidades como el DAGMA para la intervención del humedal central, sucesión ecológica y propuestas paisajísticas en el campus de Meléndez y San Fernando.
Gestión documental
Implementación del Expediente Electrónico: 80 oficinas de la Universidad se han capacitado en el Software de Gestión Documental (SAIA), marcando un avance significativo hacia la eficiencia y reducción del uso de papel.
Digitalización de Documentos Clave: 12.920 historias Académicas del Registro Académico.
385 historias Laborales del Archivo Central 101.377 folios procesados. Nómina: folios 28.919.
Gestión Documental en Oficinas: Se ha brindado seguimiento y apoyo a 350 oficinas para garantizar una correcta implementación de prácticas de gestión documental.
Recursos Humanos
Proceso convocatoria de ascenso: Con este proceso se brindó la oportunidad de ascender en periodo de prueba a 76 funcionarios de la Universidad: Cargo Profesional: 49; Cargo Técnico: 19; Otros cargos (Auxiliar Administrativo, Supervisor, Bibliotecario): 8. La posesión de los cargos se llevó a cabo del 4 de julio al 5 de agosto. Para coordinar el movimiento del personal se realizaron, en conjunto con la Coordinación de Capacitación y con la Sección de Salud Ocupacional, reuniones que permitieran sensibilizar a todos los grupos involucrados para llevar a buen término el proceso.
Avance Implementación Plan Estratégico Del Talento Humano. Incorporación del Código de Integridad y el reposicionamiento del Ethos Universitario en el marco del buen gobierno universitario, a partir de la creación del Subcomité: cultura y comunicación para el buen gobierno.
Aplicación de la prueba piloto del instrumento para la medición del clima organizacional.
Desarrollo de grupos focales en las facultades y seccionales de la Universidad.
Plan de bienestar e incentivos
Se desarrollaron los siguientes eventos: Celebración de los 79 años de la Universidad con la distinción por años de antigüedad (quinquenios), realizada el 11 de junio de 2024; Celebración del día Nacional del Servidor Público el 27 de junio de 2024 con actividades recreativas, artísticas, de sensibilización sobre la importancia de la labor de los servidores públicos.
Se firmó acuerdo colectivo con la asociación sindical de profesores Aspuvalle como resultado del pliego de solicitudes presentado en el primer bimestre del año 2024
Sostenibilidad y Mantenimiento.
Durante la vigencia 2024 se han recibido 7658 solicitudes de las cuales al 8 de agosto se han ejecutado un total de 6551, a continuación, se muestran los resúmenes de ejecución por sedes y componentes.
Dirección de Infraestructura Universitaria
La inversión en infraestructura física se encuentra estimada para la vigencia 2024 por un valor de $41.844 millones, los cuales están orientados a intervención integral para conservación y la sostenibilidad de la infraestructura física, la elaboración de diseños, el mantenimiento preventivo y correctivo y la construcción de infraestructura nueva.
Dentro de las labores más significativas, se encuentran las reparaciones locativas en las Seccionales de Norte del Cauca y Caicedonia, cuyo alcance corresponde a enlucimiento en general de las instalaciones (fachadas, reparación de andenes, cubiertas, etc.); Para el segundo semestre del 2024 se encuentra programado la ejecución de las 7 sedes restantes. Se destinó un total de $2.650 millones.
Para las sedes de Cali se encuentra en curso las siguientes intervenciones:
Construcción de la casa de paso para el Cabildo Indígena Universitario. Se estima su culminación para diciembre de 2024.
Renovación del sistema de aire acondicionado para el edificio 124 donde opera la Facultad de Ciencias de la Administración.
Intervención integral en el espacio público: reparaciones locativas, especialmente en andenes realizando reposición de las áreas afectadas por el crecimiento de árboles cercanos, realizando el respectivo tratamiento;
Atención del mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física, cuyo promedio de atención corresponde a 1.200 órdenes al mes.
Enlucimiento de aulas y laboratorios conforme al plan de trabajo estimado para la vigencia 2024, con el fin que estos espacios se encuentren funcionales para la actividad misional.
Enlucimiento de las fachadas conforme al plan de trabajo estimado para la vigencia 2024, lo anterior con el fin de conservar y sostener nuestra infraestructura.
Culminó la adecuación de un espacio educativo en el Hospital Universitario del Valle, para el desarrollo de las actividades del programa de Cirugía maxilofacial de la Facultad de Salud.
Se encuentra en ejecución la adecuación de las instalaciones donde opera la Escuela de Química de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas.
Se encuentra en planeación la contratación de los diseños a nivel constructivo para la Adecuación del Sótano en la Facultad de Artes Integradas, Adecuación del primer piso del edificio E20 (Facultas de Ciencias Naturales y Exactas) y la construcción el Edificio de la Facultad de Psicología.
Construcción de la nueva Casa de Paso del Cabildo Indígena Universitario ubicada en el barrio Meléndez de Cali.
Capacidad 40 estudiantes, 1 Tulpa, Baños, 1 Sala para estudio
Valor: $4.515.329.944
Plazo de ejecución: 18 meses
Acta de Inicio: 28 de septiembre 2023
Fecha Prevista de Terminación: 28 de febrero de 2025
Área: 606.59 m²
Obra en ejecución – Avance 90%
Adecuación para “Terrazas Plaza de San Fernando” ubicada en la sede San Fernando -
Comedor de dos pisos (1.600 M2) - Capacidad para 300 usuarios
Valor: $7.859.182.392
Plazo de ejecución: 8 meses
Acta de Inicio: 28 de octubre de 2024
Fecha Prevista de Terminación: 30 de junio de 2025
Área: 1600 m²
Obra en ejecución – Avance 8%
Construcción de un Centro Deportivo Universitario (CDU) ubicado en la Seccional Pacífico
Área construida cubierta de 2.830,04 m2:
Primer piso abarca una extensión de 2.368,8 m2,
Segundo piso 230,4 m2 y
Tercer piso 230,62 m2.
Lo anterior complementado con zonas verdes, parqueaderos, zonas adoquinadas y gradería para un teatrino al aire libre.
En el primer piso se localizan los espacios más importantes del edificio como es el caso de la placa polideportiva reglamentaria, un taller auxiliar, cafetería, guardarropas, módulo de préstamo de implementos deportivos, dos (2) oficinas, un consultorio de atención médica básica, sala de espera, gimnasio, baterías sanitarias, camerinos, gradería, bodega, cuartos técnicos, escalera y ascensor.
En el segundo y el tercer piso son plantas tipo que cuentan con un taller auxiliar de uso múltiple, baterías sanitarias, cuarto de aseo, depósito, escalera y ascensor.
